
接上一期我们分享了几个关于EXCEL的使用小技巧,本期我们继续聊一聊Excel其它看上去很酷炫的操作。
本期内容同样是天选打工人熬夜整理出来的,吐血推荐。
下面就开始我们今天的摸鱼小技巧吧。
针对不同的保护需要,今天向大家介绍几种简单好用的表格保护功能。
- 工作表的保护
- Sheet页的保护
- 工作簿的保护
日常办公中免不了会有各种各样的表格需要分发给不同的人使用,如将统计数据后发给部门同事查看。但是又不想让Excel中的数据被修改,即“普通用户”只拥有只读权限。这个时候我们可以用到Excel中最基础的工作表保护功能。
我的工作表不让动
工作表仅可查看
该功能可限制用户对工作表中的操作。注意该功能仅对当前的工作表(即当前Sheet页)有效。它的操作很简单:
STEP1. 点击菜单栏中的审阅
STEP2. 再点击保护工作表即可。
默认保护情况下,只允许选中单元格,其余操作都不允许。若需更改,根据实际需要选取不同的选项即可。连续2次输入密码后,工作表就处于被保护状态,默认状态为只可查看,不可编辑。效果如下:
要取消也很简单,点击审阅中的撤销工作表保护即可。
工作表仅允许部分区域编辑
可有的时候,并不是简单的允许或不允许编辑,就像这个世界一样,并不是只有黑色和白色,还是要允许有多种多样的颜色存在。在实际工作中我们也确实会遇到既要让别人不能动我的表格,又要别人能在表格中回填信息的场景。假设我们想在上述例子的表中既要员工不能动自己的部门信息,又要员工能自己填入联系方式该怎么办呢?
我们可以设置单元格格式进行指定哪些区域的单元格不受保护。
- STEP1. 选择不需要保护的单元格,并单击右键,选择设置单元格格式
STEP2. 在弹出的设置单元格格式窗口中,选择保护页,并取消锁定勾选框。
STEP3. 按照【工作表仅可查看】中介绍的步骤对工作表进行设置即可。
效果如下:
工作表允许不同的人编辑不同的区域
感谢能耐心的读到这里,那么,我们再进一步。如果我们希望工作表中某些区域允许A用户编辑,另一些区域允许B用户编辑,同时A用户与B用户不可以编辑对方的数据,又该怎么做呢?
我们可以通过设置允许编辑区域来实现这一目的。
- STEP 1. 通过工具栏中的审阅选项卡,点击允许编辑区域,打开设置选项窗口。
STEP 2. 在弹出窗口中点击新建,打开新区域参数窗口。其中的标题可以取任意方便理解的名字,引用单元格则指需要作用的范围。区域密码是指访问(编辑)该区域所需要的密码。
举个例子:假设仅成都的HR有权对Base地为成都区域的人员做薪资信息修改,那么配置如下图。
- STEP 3. 将所有需要设置的区域按上面的步骤设置完之后,大概就长下面这个样子。
- STEP 4. 按照【工作表仅可查看】中介绍的步骤对工作表进行设置即可。
效果如下:
我的Sheet页不让看
上面介绍了几种保护工作表的方法,不过都仅局限于工作表,对于Sheet页是无效的。那么Sheet页有保护的需要吗?这样的场景应该是存在的,比如上面示例中的表格包含三个Sheet页,其中有一个Sheet页是部门信息,如果为了更好的保护信息,可能需要隐藏这个Sheet页,那么又该怎么做呢?
初级隐藏术
最简单的方法当然就是鼠标右键点击希望隐藏的Sheet,选择隐藏即可。
这个方法操作很简单,但是也很容易被破解,只需要在剩下的Sheet页上同样用鼠标右键点击,选择取消隐藏即可恢复。
高级隐藏术
简单隐藏术并不适用需要深度隐藏的Sheet,我们可以使用进阶版隐藏术达到更好的隐藏效果。再开始之前需要知道一个小技巧(快捷键):ALT + F11,这个快捷键可以打开Excel的VBA编辑器。好了,我们来看看怎么做。
- STEP 1. 使用快捷键打开VBA编辑器,这里能看到我们的Sheet页都在左边的树状结构中,点击其中需要隐藏的Sheet页名称。
STEP 2. 可以在左下方看见有一个属性窗口,其中有一个Visible(可见性)的选项,点击右侧的下拉选项菜单,根据需要选择即可。Excel提供了三种选项,分别是:
-1 :可见
0 : 隐藏(效果等同于简单隐藏术中的效果)
2 : 超级隐藏(深度隐藏的意思)
效果如下:
备注 使用了高级隐藏术,隐藏的Sheet页在表格中是完全看不见的,包括鼠标右键菜单也无取消隐藏的选项。但是如果使用者同样知道这个方法,只需要打开VBA编辑器,即可轻松恢复。因此还需要进一步增强。
增强版高级隐藏术(隐藏VBA)
上面我们看到了初级和高级两种隐藏术,高级隐藏术的效果上明显优于初级,但是却存在一个很大的漏洞,所以我们需要对VBA同样进行隐藏,防止使用者通过VBA进行恢复。步骤如下:
STEP 1. 使用快捷键(ALT + F11)打开VBA编辑器,如果没有任何函数,需要在其中写入任意函数。
STEP 2. 鼠标右键单击左侧窗口中的VBAProject,并选择VBAProject属性
- STEP 3. 在弹出的工程属性窗口中选择保护,并勾选查看时锁定工程,以及填入对应的密码。
- STEP 4. 保存VBA、保存Excel表格,若要立即生效,需重新打开当前表格。
当重新打开表格后,访问VBA就需要输入密码才可访问,这样就防止隐藏的Sheet页从VBA编辑器中恢复。
效果如下:
我的表格文件不让动
上面介绍了对工作表、Sheet页的多种保护手段,那么对于Excel文件本身呢?当然也可以进行保护,并且方法也很简单(毕竟咱一开始就说好,今天介绍的方法都要简单又好用的嘛)。步骤如下:
- STEP 1. 选择另存为,并在弹出的保存对话框中点击工具,选择常规选项。
- STEP 2. 在弹出的对话框中,可根据需要填入打开权限密码和修改权限密码
是的,就是这么简单,即可限制当前Excel文件的被使用范围,感兴趣的小伙伴可以自己试试看。
结束语
结合上面介绍的多种方法,运用合理得当,可以轻松实现Excel表格的各种保护需要,当然对与表格的保护,在实际工作中可能会更加复杂,比如希望不同的用户打开,展现不同的Sheet页,或者不同的用户打开,展现不同的单元格内容等等,这些其实都可以做到,在后面的摸鱼小技巧中再跟大家总结吧。